福建省注冊會計師協(xié)會 福建省注冊會計師協(xié)會專家提示第24號 ——訪談在財務(wù)報表審計中的應(yīng)用

福建省注冊會計師協(xié)會
——訪談在財務(wù)報表審計中的應(yīng)用
福建省注冊會計師協(xié)會專家提示第24號

  福建省注冊會計師協(xié)會專家提示第24號 ——訪談在財務(wù)報表審計中的應(yīng)用
  福建省注冊會計師協(xié)會專家提示第24號
  全文有效
  2020.9.15
  本專家提示由福建省注冊會計師協(xié)會起草，不能替代中國注冊會計師審計準(zhǔn)則及其應(yīng)用指南的相關(guān)要求，僅供注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中參考。由于被審計單位的情況千差萬別，專家提示亦并非對所有可能出現(xiàn)問題的全面描述，其結(jié)論亦可能會因不同情況而有所改變，注冊會計師在使用時應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用職業(yè)判斷。
  在財務(wù)報表審計中，為獲取審計證據(jù)而實施的審計程序包括詢問、檢查、觀察、函證、重新計算、重新執(zhí)行和分析程序等。詢問是指注冊會計師以書面或口頭方式，向被審計單位內(nèi)部或外部的知情人員獲取財務(wù)信息和非財務(wù)信息，并對答復(fù)進(jìn)行評價的過程。
  訪談是詢問的重要方式，通常是以較正式的口頭方式進(jìn)行，廣泛應(yīng)用于財務(wù)報表審計的整個過程中，其需要關(guān)注的重大事項可能涉及以下幾個方面。
  一、訪談在財務(wù)報表審計中的主要應(yīng)用情形
  （一）初步業(yè)務(wù)活動
  訪談程序在初步業(yè)務(wù)活動中主要運(yùn)用于與被審計單位就審計的目的、雙方責(zé)任、時間安排等進(jìn)行的溝通，對被審計單位基本情況的了解及與前任注冊會計師進(jìn)行的溝通。
  （二）風(fēng)險評估階段
  在了解被審計單位及其環(huán)境、了解和評價被審計單位整體層面以及業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制過程中，注冊會計師可能需要對被審計單位的治理層、管理層、適當(dāng)?shù)膬?nèi)部審計人員（如有）和內(nèi)部其他人員進(jìn)行訪談。需要特別注意的是業(yè)務(wù)層面的各個流程可能會涉及被審計單位的多個部門，訪談人員應(yīng)當(dāng)考慮被訪談對象的適當(dāng)性。
  （三）進(jìn)一步審計程序
  訪談程序作為其他審計程序的補(bǔ)充，廣泛應(yīng)用于進(jìn)一步審計程序中。
  （四）其他事項
  1.訴訟和索賠事項
  為識別涉及被審計單位的可能導(dǎo)致重大錯報風(fēng)險的訴訟和索賠事項，注冊會計師可能需要對被審計單位的管理層和內(nèi)部其他人員，包括對被審計單位內(nèi)部法律顧問進(jìn)行訪談。
  2.關(guān)聯(lián)方關(guān)系及其交易
  為了解關(guān)聯(lián)方關(guān)系及其交易，注冊會計師可能需要對被審計單位的管理層進(jìn)行訪談。訪談的主要內(nèi)容包括關(guān)聯(lián)方的名稱和特征、被審計單位和關(guān)聯(lián)方之間關(guān)系的性質(zhì)及被審計單位在本期是否與關(guān)聯(lián)方發(fā)生交易，如發(fā)生，應(yīng)了解交易的類型、定價策略和目的。
  3.持續(xù)經(jīng)營能力
  為了識別可能導(dǎo)致對被審計單位持續(xù)經(jīng)營能力產(chǎn)生重大疑慮的事項或情況，注冊會計師可能需要對被審計單位的管理層進(jìn)行訪談。
  4.期后事項（財務(wù)報表日至審計報告日之間發(fā)生的事項）
  為了確保所有在財務(wù)報表日至審計報告日之間發(fā)生的、需要在財務(wù)報表中調(diào)整或披露的事項均已得到識別，注冊會計師可能需要對被審計單位的管理層和治理層（如適用）進(jìn)行訪談。
  （五）集團(tuán)財務(wù)報表審計的特殊考慮
  在集團(tuán)審計中，注冊會計師需要對組成部分財務(wù)信息實施審閱程序。注冊會計師可能需要通過訪談程序，獲取充分、適當(dāng)?shù)淖C據(jù)，作為得出審閱結(jié)論的基礎(chǔ)。
  二、訪談前準(zhǔn)備工作的注意事項
  注冊會計師在訪談中需要以較短的時間全面獲取需要了解的被審計單位相關(guān)信息，這要求訪談前做好充分的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作的注意事項主要有以下幾個方面：
  （一）明確訪談目的
  訪談作為詢問程序的重要形式，需要在執(zhí)行之前明確通過訪談要達(dá)到的目標(biāo)或解決的問題。
  （二）選定并了解被訪談對象
  被訪談對象是訪談信息的來源，因此注冊會計師需要根據(jù)訪談目的選定被訪談對象。例如注冊會計師想了解經(jīng)營管理、重大方針計劃的制定或決策，就需要對一定級別以上的人員進(jìn)行訪談，如管理層、各部門負(fù)責(zé)人等；如果注冊會計師想了解具體業(yè)務(wù)的執(zhí)行或操作等內(nèi)容，那么對具體的經(jīng)辦人員進(jìn)行訪談可能更為恰當(dāng)。此外，對于審計過程中需要訪談的重大事項，為了獲取審計線索或?qū)徲嬜C據(jù)，可以對不同部門人員、不同層級人員針對同一事項進(jìn)行訪談。
  選定被訪談對象后，注冊會計師可能需要從被審計單位的人力資源部門或其他同事等途徑了解被訪談對象教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷或工作業(yè)績等信息，這有利于在訪談時建立融洽的關(guān)系，使接下來的訪談更有效率。
  （三）約定訪談的時間和地點(diǎn)
  訪談是基于雙方自愿的基礎(chǔ)上進(jìn)行的面對面交談，因此訪談的時間和地點(diǎn)是需要與被訪談對象協(xié)商后確定的。一般來說，在私密性強(qiáng)、不受干擾且比較熟悉的的訪談環(huán)境中，被訪談對象更愿意與訪談人員討論秘密或敏感的話題。因此，被審計單位的會議室或辦公室可能是合適的地點(diǎn)。
  （四）確定訪談人員
  在確認(rèn)訪談人員時，一般應(yīng)當(dāng)安排兩名審計人員參加，其中一人作為主要提問題的人，另一名審計人員則負(fù)責(zé)對訪談內(nèi)容進(jìn)行記錄，并在必要時進(jìn)行補(bǔ)充提問。但在進(jìn)行非重要事項的訪談時，僅安排一名審計人員進(jìn)行訪談也是恰當(dāng)?shù)?。此外，需要注意的是，訪談人員的人數(shù)并非越多越好，較多的訪談人員會導(dǎo)致被訪談對象的緊張與不安，影響訪談效果。
  （五）擬定訪談提綱
  注冊會計師在擬定訪談提綱時，應(yīng)當(dāng)圍繞訪談目的，并根據(jù)被訪談對象、審計項目情況、涉及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等方面進(jìn)行準(zhǔn)備。為此可能需要獲取被審計單位的內(nèi)部控制制度、業(yè)務(wù)流程圖、重要會議的會議紀(jì)要等資料，以充分了解被審計單位的經(jīng)營管理特點(diǎn)，以確認(rèn)訪談的方向和重點(diǎn)，提高訪談的效率和效果。
  訪談提綱的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，不帶有個人感情色彩，并提前發(fā)送給被審計單位和被訪談對象進(jìn)行準(zhǔn)備。
  此外，需要特別關(guān)注的是，在對信息化程度較高的被審計單位進(jìn)行訪談時應(yīng)結(jié)合信息系統(tǒng)的運(yùn)行邏輯設(shè)計訪談提綱，以使訪談取得更好的效果。
  三、訪談過程中的注意事項
  訪談是一種訪談人員與被訪談對象進(jìn)行面對面的交談，以了解有關(guān)情況、收集審計證據(jù)的審計程序。訪談過程中營造的訪談氛圍、運(yùn)用的訪談方法和訪談技巧對訪談目的實現(xiàn)有著重大的影響。訪談過程中的注意事項主要有以下幾個方面：
  （一）訪談氛圍
  緊張或者不安的被訪談對象可能會對訪談內(nèi)容有所保留。因此，訪談人員在訪談時要營造一種輕松融洽的氛圍，并嘗試建立信任關(guān)系，使被訪談對象愿意分享更多的信息。
  訪談人員在營造輕松融洽的訪談氛圍時，除了按照商務(wù)禮儀給予被訪談對象尊重之外，還需要在正式訪談前與被訪談對象就其感興趣的內(nèi)容進(jìn)行交流。此外，訪談人員在安排訪談雙方座位時應(yīng)當(dāng)避免給被訪談對象造成審訊、質(zhì)詢等對立的心理感受，如安排訪談人員與被訪談對象在長會議桌的兩邊分別落座。
  （二）訪談方法和技巧
  訪談人員在運(yùn)用訪談方法和訪談技巧向被訪談對象訪談以獲取有效的信息時，需要注意的事項主要有以下幾個方面：
  1.提問
  提問是訪談過程中的重要環(huán)節(jié)，訪談人員需要注意的事項主要包括：提問的方式盡量使用開放式的問題進(jìn)行，并可以對被訪談對象的反饋進(jìn)行跟進(jìn)提問，避免因采用封閉式問題提問，難以獲得足夠的訪談信息；訪談的問題應(yīng)當(dāng)簡明扼要，通俗易懂，不應(yīng)按照訪談提綱生搬硬套；訪談的問題應(yīng)當(dāng)先易后難，層層遞進(jìn)，具有邏輯性，不應(yīng)漫無邊際地提問。
  2.傾聽
  傾聽是訪談過程中獲取信息的主要方式，訪談人員需要注意的事項主要包括：傾聽的過程中用肢體語言或眼神向被訪談對象傳遞積極的信息，鼓勵其提供有價值的信息，如保持適當(dāng)?shù)难凵窠涣?、保持適當(dāng)?shù)陌察o、身體前傾做坦誠狀等；傾聽的過程中不輕易打斷被訪談對象的談話，確保其提供完整的信息；關(guān)注被訪談對象所傳達(dá)的與問題無關(guān)的信息，該信息可能比訪談人員所尋找的信息更重要。
  3.記錄
  訪談人員在訪談過程中可能無法完整記錄訪談的內(nèi)容，這時可以采用記關(guān)鍵字的形式，并對重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)記，以便訪談結(jié)束后進(jìn)行整理。訪談的記錄可以采用電子文檔或紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行，必要時可以對訪談過程進(jìn)行錄音。但是，對訪談過程的錄音可能會造成被訪談對象未能提供完整的信息。如涉及錄音，訪談人員應(yīng)向被訪談對象說明會有錄音安排及其用途，并取得對方同意，避免因被訪談對象不同意訪談人的錄音安排影響整個訪談工作。
  4.控制過程
  訪談過程控制的原則是訪談內(nèi)容要始終圍繞訪談目的進(jìn)行，對無關(guān)話題及時結(jié)束或轉(zhuǎn)移。此外，訪談人員應(yīng)當(dāng)為訪談設(shè)定時間限制，并在信息量較大時注意時間效率。
  5.信息確認(rèn)
  在訪談即將結(jié)束時，訪談人員應(yīng)當(dāng)和被訪談對象確認(rèn)訪談的主要內(nèi)容，以保證訪談內(nèi)容的記錄不存在對被訪談對象提供信息的重大誤解或遺漏。
  6.結(jié)束
  訪談結(jié)束時，訪談人應(yīng)當(dāng)向被訪談對象表示感謝并獲取其聯(lián)系方式，以便在訪談后需要進(jìn)一步獲取信息或重要資料時可以及時溝通。
  四、訪談結(jié)束后的注意事項
  訪談結(jié)束后，訪談人員應(yīng)當(dāng)及時對訪談過程進(jìn)行回顧，確保訪談信息的完整準(zhǔn)確，并梳理和跟進(jìn)訪談中獲取的重要信息和線索，該環(huán)節(jié)需要注意事項可能涉及以下幾個方面。
  （一）整理訪談記錄
  訪談結(jié)束后，訪談人員應(yīng)當(dāng)立即整理訪談記錄并請被訪談對象逐頁簽字確認(rèn)，避免因為時間較長無法還原完整的訪談內(nèi)容。
  （二）獲取訪談中所提及的重要資料
  訪談過程中，被訪談對象可能提及或引用了某些重要資料，訪談人員應(yīng)當(dāng)在訪談結(jié)束后獲取該項重要資料進(jìn)行核實。
  （三）分析訪談內(nèi)容
  訪談人員應(yīng)當(dāng)對訪談內(nèi)容進(jìn)行分析，對于訪談中獲取的以前尚未知悉的信息或佐證證據(jù)以及與已獲取的其他信息存在重大差異的信息需要進(jìn)一步核實。在某些情況下，訪談的結(jié)果可能為注冊會計師修改審計程序或?qū)嵤┳芳拥膶徲嫵绦蛱峁┝嘶A(chǔ)。
  （四）形成審計工作底稿
  訪談人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中國注冊會計師審計準(zhǔn)則第1131號——審計工作底稿》等相關(guān)審計準(zhǔn)則及其應(yīng)用指南的要求將訪談記錄和獲取的重要資料形成完整的審計工作底稿。
  五、非現(xiàn)場審計下訪談的特殊考慮
  2020年全球蔓延的新冠肺炎疫情對審計工作產(chǎn)生了重大的影響，包括訪談在內(nèi)的部分審計程序可能需要采用非現(xiàn)場審計方式完成。
  在非現(xiàn)場審計中的訪談可以采用電話、即時通訊工具（如微信）、電子郵件、傳真等方式，但需核實被訪談對象的真實性（如核對身份證信息），且最終應(yīng)當(dāng)獲取被訪談單位及相關(guān)人員簽字并加蓋公章的聲明、溝通函等紙質(zhì)書面文檔（通過快遞獲取原件）作為審計證據(jù)形成工作底稿。除作為結(jié)論的支持性證據(jù)外，訪談過程（包括錄音、錄屏等）應(yīng)當(dāng)保留至獲取紙質(zhì)書面文檔時。電子文件（包括錄音、錄屏等）如作為審計結(jié)論的支持性證據(jù)應(yīng)保存于事務(wù)所指定位置，并在底稿中進(jìn)行記錄。