電票時代 未來已來 | 如何防范重復(fù)報銷？三部門權(quán)威解答

問答
01
電子專票作為電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證法律效力是否相同？
答：電子會計憑證是指以電子形式生成、傳輸、存儲的各類會計憑證，包括電子原始憑證、電子記賬憑證。電子專票屬于電子會計原始憑證。國家稅務(wù)總局2020年第22號公告第二條規(guī)定：“電子專票由各省稅務(wù)局監(jiān)制，采用電子簽名代替發(fā)票專用章，屬于增值稅專用發(fā)票，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與增值稅紙質(zhì)專用發(fā)票相同?！薄敦斦?國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）規(guī)定：“來源合法、真實(shí)的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力?！薄稒n案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。因此，來源合法、真實(shí)的電子專票作為電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等的法律效力，且可作為電子檔案進(jìn)行保存歸檔。
02
實(shí)行專票電子化的新辦納稅人如何開具電子專票？
答：實(shí)行專票電子化的新辦納稅人可向稅務(wù)機(jī)關(guān)免費(fèi)領(lǐng)取稅務(wù)UKey，通過電子稅務(wù)局、辦稅服務(wù)廳等渠道申請電子專票票種核定，在國家稅務(wù)總局增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）上下載并安裝增值稅發(fā)票開票軟件（稅務(wù)UKey版）后，開具電子專票。開票完成后，納稅人可以通過電子郵件、二維碼等方式，遠(yuǎn)程交付電子專票給受票方。
03
受票方收到電子專票后，應(yīng)如何查驗(yàn)其發(fā)票真?zhèn)危?br /> 答：電子專票采用可靠的電子簽名代替原發(fā)票專用章，采用經(jīng)過稅務(wù)數(shù)字證書簽名的電子發(fā)票監(jiān)制章代替原發(fā)票監(jiān)制章，更好適應(yīng)了發(fā)票電子化改革的需要。

納稅人可以通過全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子專票并驗(yàn)證電子簽名以及電子發(fā)票監(jiān)制章有效性。

驗(yàn)證電子簽名具體方法如下：通過增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標(biāo)移動到左下角“銷售方”相關(guān)信息處，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，再點(diǎn)擊提示框中的“驗(yàn)證”按鈕，即可彈出驗(yàn)證結(jié)果。



如驗(yàn)證結(jié)果為“該簽章有效！受該簽章保護(hù)的文檔內(nèi)容未被修改。該簽章之后的文檔內(nèi)容無變更”，表明銷售方的電子簽名有效。



驗(yàn)證電子發(fā)票監(jiān)制章具體方法如下：通過增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器打開已下載的電子專票版式文件，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊發(fā)票上方橢圓形的發(fā)票監(jiān)制章，選擇“驗(yàn)證”，即可顯示驗(yàn)證結(jié)果。


此外，納稅人還可以在全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺上，通過錄入發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、發(fā)票校驗(yàn)碼等字段，對電子專票信息進(jìn)行查驗(yàn)。
04
受票方收到電子專票后，如何申請抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額或出口退稅、代辦退稅？
答：受票方取得電子專票用于申報抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額或申請出口退稅、代辦退稅的，應(yīng)當(dāng)?shù)卿浽鲋刀惏l(fā)票綜合服務(wù)平臺確認(rèn)發(fā)票用途，登錄地址由各省稅務(wù)局確定并公布。
05
使用電子專票進(jìn)行報銷入賬歸檔的基本規(guī)定有哪些？
答：依據(jù)財會〔2020〕6號文規(guī)定，電子專票作為電子會計憑證的一種，同時滿足下列條件的，可以僅使用電子專票進(jìn)行報銷入賬歸檔：
（一）接收的電子會計憑證經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí)；
（二）電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)；
（三）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會計憑證重復(fù)入賬；
（四）電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》（財政部?國家檔案局令第79號）等要求。
采用電子專票進(jìn)行報銷、入賬且本單位財務(wù)信息系統(tǒng)能導(dǎo)出符合國家檔案部門規(guī)定的電子歸檔格式的，應(yīng)當(dāng)將電子專票與其他電子會計記賬憑證等一起歸檔保存，電子專票不再需要打印和保存紙質(zhì)件；不滿足上述條件的單位，采用電子專票紙質(zhì)打印件進(jìn)行報銷、入賬的，電子專票應(yīng)當(dāng)與其紙質(zhì)打印件一并交由會計檔案人員保存。
06
如何借助標(biāo)準(zhǔn)化手段支持會計核算系統(tǒng)對電子專票進(jìn)行自動接收、識別和入賬處理？
答：財政部即將出臺電子發(fā)票入賬數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并將會同國家稅務(wù)總局在部分企業(yè)開展試點(diǎn)，以進(jìn)一步規(guī)范電子發(fā)票等電子憑證入賬，方便受票方會計核算系統(tǒng)進(jìn)行自動化的接收、識別和入賬處理。
07
電子專票的紙質(zhì)打印件能否單獨(dú)作為報銷入賬歸檔依據(jù)使用？
答：不能。根據(jù)財會〔2020〕6號的規(guī)定，各單位無論采用何種報銷、入賬方式，只要接收的是電子專票，則必須歸檔保存電子專票。單位如果以電子專票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子專票。
08
受票方應(yīng)如何防范電子專票的紙質(zhì)打印件重復(fù)報銷入賬的風(fēng)險？
答：電子專票的紙質(zhì)打印件只是承載電子專票發(fā)票信息的載體，不具備物理防偽功能，具有可復(fù)制的特點(diǎn)。為避免電子專票的紙質(zhì)打印件重復(fù)報銷入賬，各單位應(yīng)建立完善的內(nèi)控機(jī)制，嚴(yán)格按照財會〔2020〕6號文規(guī)定。如果以電子專票的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子專票。同時建議各單位在報銷入賬時對發(fā)票代碼、號碼進(jìn)行查重處理。對于已經(jīng)使用財務(wù)信息系統(tǒng)的單位，可以通過建立發(fā)票數(shù)據(jù)庫的方式，升級系統(tǒng)功能，利用系統(tǒng)進(jìn)行自動比對；對于尚未使用財務(wù)軟件實(shí)行純手工記賬的單位，可以通過電子表格等方式，建立已入賬發(fā)票手工臺賬，有效防范重復(fù)報銷、虛假入賬等風(fēng)險。
09
包括電子專票在內(nèi)的各類電子發(fā)票應(yīng)如何歸檔保存？
答：電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進(jìn)行。
已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位，實(shí)施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）；如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等未實(shí)現(xiàn)電子化，可單獨(dú)將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存；整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4號）。
無電子檔案管理系統(tǒng)的單位，如實(shí)施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存，編制檔號，存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子會計檔案臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：

如未實(shí)施會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證未實(shí)現(xiàn)電子化，電子發(fā)票以電子形式移交會計檔案管理人員保存，存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式：

同時，建立電子發(fā)票臺賬或者目錄，臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表：

保存電子發(fā)票時，應(yīng)當(dāng)采用多重備份、定期檢測等方法，保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)不會丟失并能被讀取。
10
接收電子專票的單位，相關(guān)的紙質(zhì)會計憑證該如何保管理？
答：接受電子專票的單位，如部分業(yè)務(wù)的報銷、入賬仍采用紙質(zhì)憑證，該部分紙質(zhì)憑證仍應(yīng)按傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的管理方法進(jìn)行管理。

11
上述關(guān)于電子專票報銷入賬歸檔的問答口徑是否適用于其他增值稅電子發(fā)票？
答：同樣適用。
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—完—
編輯設(shè)計：武漢稅務(wù)
來源：國家稅務(wù)總局