湖北省國家稅務局 鄂國稅發(fā)[2000]234號 湖北省國家稅務局機關公文處理辦法實施細則（試行）

湖北省國家稅務局
湖北省國家稅務局機關公文處理辦法實施細則（試行）
鄂國稅發(fā)[2000]234號

  湖北省國家稅務局機關公文處理辦法實施細則（試行）
  鄂國稅發(fā)[2000]234號
  全文有效
  第一章 總則
  第一條 根據(jù)《湖北省國家稅務局機關公文處理辦法（試行）》（以下簡稱訪法》）第七十三條的規(guī)定制訂本細則。
  第二條 《辦法》第二條所稱公文的法定效力是指；國稅機關依據(jù)國家法律法規(guī)所賦權限制發(fā)的公文，在現(xiàn)行和歷史中所具有的強制性和權威性。《辦法》第二條所稱公文的規(guī)范體式是指：按照國家有關行政法規(guī)的規(guī)定，對公文的文體、結構和格式予以規(guī)范。
  第三條 國稅機關公文的具體作用是：傳達、貫徹黨和國家的方針政策，施行稅務行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗。
  第四條 《辦法》第十條所稱各級國稅機關的公文處理工作應當貫覦“黨政分開”的原則是指：機關黨組織系統(tǒng)和機關行政系統(tǒng)的公文分別按照黨中央、國務院有關公文處理的規(guī)定辦理；在公文格式上，發(fā)文機關標識、發(fā)文字號和印章不得混用；不以行政機關名義向黨的組織發(fā)布指示、命令，除特殊情況外，不就具體行政事務向黨的組織直接報告工作，請求指示。
  黨的組織不向行政低關請示或報告工作，除特殊情況外，不直接向行政機關下達命令或指示，一般應向行政機關中的黨委或黨組行文。
  第二章 公文種類
  第五條 《辦法》第十一條第（一）項所稱“命令（令）”是國稅機關行使重要職權的體現(xiàn)，具有極強的權威性，各級國稅機關必須立即執(zhí)行。命令必須以法律和行政法規(guī)為依據(jù)，用語必須嚴密而肯定。命令（令）不分主送、抄送，而采用“分送”的形式。
  （一）命令（令），根據(jù)作用可分為發(fā)布令、行政令和嘉獎令。
  （二）發(fā)布令、行政令以機關名義發(fā)出，自局長任期開始編流水號，文末要標明局長職務，署簽名章。嘉獎令以機關名義發(fā)出，使用機關公文的發(fā)文字號，蓋機關印章。
  第六條 《辦法》第十一條第（二）項所稱“決定”具有普遍的指導性，行政的約束性和相對的穩(wěn)定性。決定分為部署性決定和組織人事性決定兩種。用于對重要問題、重要事項和重大行動進行安排和決策時，一般須從意義、原則、措施、要求等方面作較全面具體明確的闡述。決定屬下行文。
  第七`條 《辦法》第十一條第（三）項所稱“公告”具有莊重性和告知對象的廣泛性。國稅機關必須依照有關法律，法規(guī)向外公布需征納雙方知曉的重要稅收事項。
  公告可通過媒體公布或發(fā)布。無主送、抄送。
  第八條 《辦法》第十一條第（四）項所稱“通告”具有約束性和告知對象的廣泛性。一般用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項，通告一般分為規(guī)定性通告和周知性通告兩種。通告面向社會并具有一定的約束力，各級國稅機關發(fā)布通告時不得超越自己的職權范圍。通告可采用張貼或媒體刊播的形式公布。無主送、抄送。
  第九條 《辦法》第十一條第（五）項所稱“通知”具有使用范圍的廣泛性，受文單位的專指性和較強的時間性，同時還具有行文簡便、寫法靈活、種類多樣的特點。
  通知主要有指示性、發(fā)布和轉發(fā)性、事務性和知照性四種。通知主要是上級機關對下級行文時使用，屬下行文，但在向有關單位知照某些事項時（如告知機構變更和召開會議等），也可作平行文用。
  第十條 《辦法》第十一條第（六）項所稱“通報”具有明顯的宣傳、教育、溝通信息的作用。通報分為表揚性通報、批評性通報和情況通報三種。通報要有針對性，通報的事實嬰真實準確，不得夸大或縮小，不得推測。通報屬下行文，其制發(fā)與處理一般要求及時、快速。
  第十一條 《辦法》第十一條第（七）項所稱“報告”具有使用范圍廣泛的特點，其主要作用是使上級機關廠解本機關、本系統(tǒng)某個階段的工作和活動情況。報告根據(jù)內容和性質可分為工作報告、總結報告、調查報告和檢查報告四種。報告屬上行文，不得夾帶請示事項，對報告中提出的意見和建議，上級機關一般不作回復，下級機關在報告中亦不得要求上級機關回復。
  第十二條 《辦法》第十一條第（八）項所稱“請示”具有隸屬性，只有本部門和本系統(tǒng)的下級機關方可向上級機關請示。請示有政策性的、核準重大問題的，具體事務性的三種。下級機關向上級機關提出請示時必須做到；凡屬職權范圍內的一般問題不隨意請示；請示必須一文一事，且主送機關應只有一個；請示必須在事前；上級機關收到請示后應認真研究，及時予以批復。請示屬上行文，文末必須有請示語。
  第十三條 《辦法》第十一條第（九）項所稱“批復”具有上級機關答復下級機關請示事項的專指性。批復分為政策性批復、核準重大問題的批復和具體事務性批復三種。上級機關批復下級機關的請示時，必須明確肯定地表態(tài)，若予否定，應寫明理由。批復一般只需送請示單位，若批復的事項需有關單位了解、執(zhí)行，可抄送有關單位。若請示的問題具有普遍性、且涉及有關政策的調整，可使用通知的形式下發(fā)各地執(zhí)行，不再單獨復文請示單位。
  第十四條 《辦法》第十一條第（十）項所稱“意見”具有供受文單位參考、采納的特性。意見分為參考建設性、表明意向性、工作指導性王種。意見的行文方向既可上行，也可平行，還可下行。向上級機關報送對重要問題提出的見解和處理辦法時，應有可行性；向平級機關答復意見時，應明確表明觀點響下級機關提出指導性的意見時，應有針對性、可操作性。
  第十五條 《辦法》第十一條第（十一）項所稱“涵”具有在不相隸屬機關之間使用的靈活性和廣泛性。函分為告知函、商洽函、詢問函、請求批準函和答復函五種。
  其中請求批準函僅用于向平行機關或有關主管部門請求批準。有隸屬關系的上下級機關之間不得使用函，上級機關的內設機構可以向下級機關的相關業(yè)務部門行便函，便函屬非正式文。
  第十六條 《辦法》第十一條第（十二）項所稱“會議紀要”具有內容的紀實性和表述的紀要性。由會議主辦（發(fā)起）單位根據(jù)會議的宗旨和會議記錄，以及會議上使用和形成的其他文件材料，對會議的情況與決定事項進行整理、綜合，擇其要點，歸納概括而形成的一種會議公文。會議紀要主要有決議性、協(xié)議性和研討性三種。其中：決議性會議紀要是通過會議認真討論后作出相應決定，要求下級遵照辦理或貫徹執(zhí)行而形成的紀要，下發(fā)后對有關單位和人員具有約束力和指導作用。會議紀要應有完整的格式，標識、編號、簽發(fā)時間、簽發(fā)人、主持人、出席人、發(fā)送單位等不可缺漏。會議紀要不加蓋機關印章。
  第三章 公文格式
  第十七條 《辦法》第十二條第（一）項所稱“絕密”是指：含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害的公文。“機密”是指：含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文?！懊孛堋笔侵福汉小愕膰颐孛埽孤稌箛野踩屠嬖馐軗p害的公文?！敖^密”、“機密”、“秘密”等級應當標在公文的右上角c標注密級時應注意：在標注密級程度的同時應標注保密期限，其間用★隔開。保密期限要根據(jù)國家保密局發(fā)布的《國家秘密保密期限的規(guī)定》確定。國家秘密的保密期限，除有特殊規(guī)定者外，絕密級事項不超過為年，機密級事項不超過對年，秘密級事項不超過10年。特殊規(guī)定是指制定保密范圍的機關，可以劉保密范圍中的某類事項的保密期限規(guī)定為“長期”或規(guī)定出保密的最短期限。如“秘密★6個月”，“機密★5年”，“絕密★長期”。
  第十八條 《辦法》第十二條第（二）項所稱“特急”是指：內容至關重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定的辦結時限，需隨到隨優(yōu)先迅速傳遞處理的公文?！凹奔笔侵福簝热葜匾⒕o急，需打破工作常規(guī)，優(yōu)先迅速傳遞處理的公文。
  公文的密級和緊急程度應標在公文首頁右上角。如需同時標明，密級標在上面。
  電報中的“特提”是指：在“特急”的基礎上需特別提前辦理的事項，辦理中應提前通知對方注意接收。
  “特急”，適用于極少數(shù)日內要辦的十分緊急的事項：“加急”適用于兩、三天內要辦的緊急事項：“平急”適用于時限稍緩的事項
  第十九條 《辦法》第十二條第（三）項所稱發(fā)文機關標識是指公文的文頭。
  公文文頭一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；也可只用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱作文頭。公文文頭在首頁上端居中套紅。
  第二十條 《辦法》第十二條第（四）項所稱發(fā)文字號是由發(fā)文機關代字、年份、序號組成。一般標注在文頭之下、橫線上方居中位置。機關代字應保持穩(wěn)定，不可經(jīng)常變動。年份應使用公元全稱、去掉“年”字，并用六角括號“[]括起；年份和序號一律使用阿拉伯數(shù)碼；序號前一律不加”第“字和虛位”0“。
  湖北省國家稅務局公文發(fā)文字號：
  （一）湖北省國家稅務局令第XX號。宣傳施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位和人員。
  （二）鄂國稅發(fā)[公元年號]xX號。適用于：向上級機關的請示、報告和提出意見；對稅收政策和征管辦法的調整與補充，以及執(zhí)行中一般問題的明確和解釋；向下級機關部署全局性的稅收工作，提出指導性意見；下達年度稅收計劃和國稅經(jīng)費安排；對稅收收入及重要工作的完成情況和重大事件的情況通報；對下級機關或個人給予重大獎勵、表彰或批評、懲處；機構的設置。變動；轉發(fā)上級機關的重要文件。與平級機關或有關團體單位的聯(lián)合發(fā)文淇他有關重要事項的通知。
  （三）鄂國稅函[公元年號]XX號。適用于：向下級機關部署局部的、階段性的或臨時性的工作；對年度稅收計劃作局部調整；對國稅經(jīng)費作局部和臨時性的安排；對國稅日常工作有關情況的通報；一般性的表揚或批評；與平級機關商治事宜，答復問題或報送需要平級機關核批的事項；轉發(fā)平級機關與稅收工作有關的文件；對下級機關的請示事項予以批復；對人大建議、政協(xié)提案的答復；召開全省國稅工作（局長）會議的通知。
  （四）鄂國稅任字[公元年號]XX號。適用于：按照干部管理權限，任免干部行政職務。
  （五）鄂國稅辦發(fā)[公元年號]XX號。適用于：向各級國都機關布置日常性的事務工作，通報有關情況；發(fā)布局機關內部適用的各類制度規(guī)定；通報局機關內部的有關情況。
  （六）鄂國稅辦函[公元年號]XX號。適用于：代表省局向平級單位的有關部門或其他單位行義，通報有關情況，商洽事宜；代表省局向上級機關的有關部門報送有關情況，提出意見和建議；代表省局發(fā)各類國稅專業(yè)會議和其他臨時性會議通知，向有關單位發(fā)邀請；代表省局向有關單位提供證明。
  （七）鄂國稅辦便函[公元年號]XX號。適用于：詢問和答復問題，提供證明等。
  （八）局機關各內設機構可根據(jù)工作需要，對下級機關的相關部門發(fā)便函。按機構代字自行編便函號，但文號中不得出現(xiàn)“國稅”字樣。適用于：在本單位職權范圍內向下級機關的相關部門和其他機關的有關部門商洽工作，詢問和答復一般事務性問題，不得發(fā)開會、培訓和書刊征訂等通知。明傳、密碼電報由辦公室按明電和密電規(guī)定分別編號處理。
  第二十一條 《辦法》第十二條第（五）項所稱上行文是指：“請示”、“報告”和“意見”。簽發(fā)人姓名和會簽人姓名標注在文頭之下、橫線以上、與發(fā)文字號平行的右側位置。電報要注明簽發(fā)人姓名。
  第二十二條 《辦法》第十二條第（六）項所稱公文標題一般由發(fā)文機關、發(fā)文事由和文種組成。聯(lián)合發(fā)文，標題不標發(fā)文機關。
  第二十三條 《辦法》第十二條第（七）項所稱主送機關的規(guī)范化簡稱是指：約定俗成、為社會所公認的，不得自造。國稅機關的名稱在主送和抄送中，不得將國家稅務局、地方稅務局簡稱為國稅局、地稅局，或者國稅、地稅，或者國、地稅局。
  生送機關應明確、具體，須格標列于標題之下、正文的開頭。上行文一般應主送一個機關，不可多頭主送，如確需同時送其他上級機關，應采取抄送形式，標列于抄送欄內；平行文的主送機關應根據(jù)要求寫具體；下行文的主送機關應視公文內容和發(fā)送范圍而定。
  省國家稅務局下行文中主送機關的規(guī)范寫法：各市州、林區(qū)、省直管市國家稅務局；各市州、林區(qū)、縣（市）國家稅務局。老主送或抄送部分地區(qū)國稅機關時，各市州應分開表述，如：“武漢、黃石、恩施國家稅務局”。
  第二十四條 《辦法》第十二條第（八）項所稱附件是指：附屬于公文正件的其他材料，具有對公文進行補充說明或提供參考數(shù)據(jù)等作用，是公文的重要組成部分。附件如不止一個，應用阿拉伯數(shù)碼標注序號（如“附件：1.XXXX”）。
  第二十五條 公文用印，除會議紀要外，一律加蓋印章。電報應落款，不需加蓋發(fā)文機關印章，但要在報頭位置加蓋發(fā)電專用章。
  第二十六條《辦法》第十二條第（十）項所稱“成文日期”要用漢字寫全公元年、月、日，不得用阿拉伯數(shù)碼書寫。
  第二十七條《辦法》第十二條第（十一）項所稱公文的“附注”是指：公文中圓括弧內其他事項的說明。公文未頁的附注不得使用“此頁無正文”字樣。
  第二十八條《辦法》第十二條第（十二）項所稱公文的主題詞，應當根據(jù)內容確定，標注主題詞，一般不超過6個。公文主題詞可參照省國家稅務局轉發(fā)國家稅務總局關于印發(fā)的《稅務公文主題詞表》（國稅發(fā)[1999]50號）標注。主題詞頂格標注在公文抄送欄的上方。電報可不標注主題詞。
  第二十九條《辦法》第十二條第（十三）項所稱“抄送機關”應選擇確有必要的機關，不得隨意擴大范圍。抄送欄設于主題詞之下、印發(fā)機關之上。
  第三十條 公文應有印刷版記。印刷版記一般包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)時間等。印發(fā)機關和印發(fā)時間分別標在抄送欄之下，版記本行可從左到右標明打印、校對人員姓名和文件份數(shù)，校對人員姓名之前應注明主辦單位。主題詞，抄送欄，印發(fā)機關和印發(fā)時間，打印和校對人員單位、姓名四部分，應用橫線隔開。
  第三十一條 國稅公文中各組成部分的標識規(guī)則在嚴格執(zhí)行《國家行政機關公文格式》（GB／T9704－1999）標準的同時，可參照本細則所附湖北省國家稅務局機關公文格式（式樣）。
  第三十二條 國稅公文統(tǒng)一使用A4幅面（210mmX297mm）紙張印制，公文所附表格的大小可以不受此限；公文應單頁雙面印刷，頁面要清楚、干凈；用印要清晰，印油不能沾污紙面。公文所附的材料如為熱敏傳真紙，應復印后發(fā)送、存檔。
  第四章 行文規(guī)則
  第三十三條 《辦法》第十五條規(guī)定行文應當確有必要、注重效用是指：對于可發(fā)可不發(fā)的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發(fā)。對必須印發(fā)的公文嚴格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍，杜絕亂發(fā)濫送，避免重復行文。
  第三十四條 《辦法》第十八條所稱非正式公文是指：不具備法定效力和規(guī)范體式的公務文書，國稅機關各內設機構所發(fā)的便函即為非正式公文，便函的版頭不加國稅機關名稱和“文件”字樣，只標有該機構的名稱加“便函”二字，版頭顏色為黑色。成文時間上加蓋內設機構印章，無版記。
  第三十五條 《辦法》第二十條所稱“同級”是指：在以兩個及兩個以上機關名義制發(fā)公文時，這些機關必須是處于同等地位的“同級”機關。同一系統(tǒng)內的同級機關，非同一系統(tǒng)的級別相同或相似的機關、人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位等都屬于“同級”。
  第三十六條 《辦法》第二十二條規(guī)定是指：屬于當?shù)攸h委、政府部門管轄范圍內的事務，國稅機關在辦理與之有關的公文時，應當直接報送該主管部門。
  第三十七條 《辦法》第三十一條關于辦理人大建議、政協(xié)提案，各級國稅機關應遵循以下規(guī)定：
  （一）承辦單位辦理各級人大代表建議和各級政協(xié)委員提案應嚴格執(zhí)行《中華人民共和國全國人民代表大會議事規(guī)則》和《政協(xié)全國委員會提案工作條例》的規(guī)定，認真答復，提高辦理質量，注重實效。
  （二）承辦單位收到提案、建議后應在規(guī)定時間內答復。對一些難度大、不能如期辦復的，應先向委員、代表說明原因，同時函告有關部門。
  （三）對建議的答復，復文時送每位代表1份（對代表聯(lián)名提出的建議、批評和意見，應分別直接答復聯(lián)名的各位代表）；同時，對代表所提建議的答復要分別抄送人大常委辦公廳（室）3份、政府辦公廳（室）1份。
  （四）對提案的答復，復文時應送第一提案人1份；黨派團體的提案，送提案單位3份；政協(xié)小組的提案，送聯(lián)系人3份；同時分別抄送政協(xié)提案辦公廳（室）3份、政府辦公廳（室）1份。復文內容涉及其他單位的應同時抄送有關單位。
  （五）凡審查意見為分別辦理的，由承辦單位分別答復委員和代表。審查意見指明主辦和會辦單位的，會辦單位應在規(guī)定時間內將會辦意見交主辦單位，并由主辦單位答復。
  （六）答復建議，提案時，應在答復文的首頁右上角注明分類代碼：所提問題已經(jīng)解決或基本解決的，用“A”標明；所提問題正在解決或列入規(guī)劃逐步解決的，用“B”標明；所提問題因目前條件限制或其他原因須待以后解決的，用“C”標明；所提問題留作參考的，用“D”標明。
  （七）復文形式：凡審查意見指明主辦或分別辦理的建議、提案應以國稅函答復代表和委員；凡審查意見指明會辦的建議、提案，其內容涉及稅收政策的答復意見，應以國稅辦函復主辦單位；其他內容可以內設機構便函答復主辦單位并分送辦公室備案。
  第五章 發(fā)文辦理
  第三十八條 《辦法》第三十二條的“草擬”是指：辦文人員按照公文辦理意圖起草公文初稿的過程。一般先由部門領導向擬稿人交代清楚發(fā)文意圖、發(fā)文依據(jù)、使用文種、引文名稱及主要內容、有關要求、主送和抄送單位、密級、緩急程度（時限要求）擬稿人再根據(jù)要求撰稿。
  第三十九條 草擬公文時，公文內容必須準確地反映情況和問題，作出判斷必須有客觀依據(jù)；要準確領會和反映公文的制發(fā)意圖，數(shù)據(jù)材料的引用和具體事例的列舉必須具有代表性；嚴格遵守公文文體、格式的要求，結構講求邏輯；要簡明扼要地表明意見、觀點；語氣應現(xiàn)受文對象而定，語言平直自然、通俗易懂，用語應為規(guī)范的書面詞語，要遵守語法規(guī)則，各類符號要規(guī)范；不得使用口語、方言，不使用生造的詞語，不用含義不確切、模棱兩可的詞語。
  第四十條 《辦法》第三十三條第（四）項所稱擬制緊急公文是指：對外單位來文中提出具體辦理時限要求的，一般應在時限要求內提前2個工作目送辦公室審核。
  確有困難不能按時完成的，應向來文單位及時說明原因。
  對下級機關請示問題的批復，一般應在7個工作日內辦結。
  向下級布置工作或下達任務時，應有明確的時限要求。對需要緊急發(fā)出的公文，應由公文主辦部門的辦文人隨文在發(fā)文中的各環(huán)節(jié)跟蹤辦理。
  第四十一條 《辦法》第三十四條所稱“會簽”分為內部會簽和外部會簽。
  （一）內部會簽是指：機關內主辦部門起草的公文，涉及其他部門職權范圍，應商得其他部門同意或征求意見。會簽前，主辦部門應明確簽署意見，再送其他部門。
  （二）外部會簽是指：本機關起草的公文，涉及其他單位職權范圍的，應商得其他單位同意或征求意見。會簽前，本機關負責人應在文頭稿紙簽發(fā)欄內明確簽署意見，再送有關單位。如需緊急辦理的，可派人持會簽文直接送該單位。如需會簽的單位較多，可將會簽文復印后分頭送達。
  第四十二條 草擬的公文如引用標有密級公文的標題、文號或內容，必須按原公文的密級標注密級。
  回復標有密級的來文，必須按來文的密級標注密級。
  第四十三條 《辦法》第三十五條所稱“審核”是指：國稅機關的辦公室，對經(jīng)過起草人所屬部門負責人審稿簽名后的義稿，在送機關負責人簽發(fā)之前所進行的把關、修改。
  發(fā)文審核要把好行文關、內容關、會簽關、文字關、公文體例格式關、程序關和定密關。
  第四十四條 凡是涉及征納雙方的稅收規(guī)章和規(guī)范性公文，在送辦公室審核前應先送法規(guī)部門，就上述公文從稅法的統(tǒng)一性、規(guī)范性、立法技術、稅收政策的協(xié)調和銜接等方面提出審核意見。
  第四十五條 《辦法》第三十六條所稱“簽發(fā)”是指：經(jīng)審核通過后的文稿，由國稅機關負責人（主批人）簽署意見的程序。文稿經(jīng)負責人核準簽發(fā)后，才能定稿生效，具有法定效力。
  各級國稅機關負責人只能簽發(fā)自身權限所及的公文。以機關名義制發(fā)的公文，由機關負責人簽發(fā)。其中以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的平行文或下行文，由主要負責人或者主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)，對涉及重要稅收政策或重大問題的，由其他負責人審閱后送主要負責人簽發(fā)。以本機關名義制發(fā)的命令（令）、公告、通告和人事任免的通知由機關主要負責人簽發(fā)。會議紀要等由會議主持人簽發(fā)。
  聯(lián)合行文須經(jīng)所有發(fā)文機關負責人簽發(fā)。聯(lián)合制發(fā)的上行文，由機關主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。
  簽發(fā)公文時不得使用圓珠油筆和鉛筆，不得使用除藍黑色和黑色以外其他顏色的墨水。
  第四十六條 《辦法》第三十九條所稱“復核”是指：公文正式印制前，辦公室對公文的手續(xù)、有關材料及格式等進行最后一次審核。復核時如對文稿實質內容有所改動，必須征得簽發(fā)人同意。
  第四十七條 “校對”是指：在文件印制過程中，以簽發(fā)的原稿同打印的清樣進行核對。
  校對主要包括以下內容；校正與原稿不符的各種錯字；補正被遺漏的部分；校正標點符號、公式、圖表方面的錯漏；糾正格式方面的差錯；查找公文中的疏漏。校對中發(fā)現(xiàn)問題后應向公文審核人反映，對實質內容的改動須征得簽發(fā)人同意。
  在校對過程中，應使用國家專業(yè)標準《校對符號及其用法》中規(guī)定的符號。改錯用引線引到頁面白邊處再加批改，引線不要相互交叉。說明性的文字不可與原文中的文字相混淆。
  第四十八條 “繕印”是指：對完成擬制程序的公文，根據(jù)負責人簽發(fā)的原稿，印制成正式文本?？樣∫⒁庖韵聨c：
  （一）繕印文件必須以負責人簽發(fā)的原稿為依據(jù)，不得改動；印制的版面、格式要符合規(guī)定。
  （二）字跡要清晰，反面要整潔美觀，頁碼不錯不漏，左側裝訂。
  第四十九條“用印”是指：在印刷裝訂的公文上加蓋機關印章，使公文產(chǎn)生相應的效力。用印時要注意以下幾點：
  （一）要檢查原稿上有無負責人簽字。有負責人簽字并確認符合規(guī)定的，方可在制成的公文上加蓋機關印章。
  （二）加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標用印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章。
  （三）用印時，印章上沿不壓正文，下治壓蓋在落款年月之上，騎年蓋月。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在成文日期和正文之間，主辦機關印章在前、各印章應在各機關名稱上加蓋。
  （四）印模效果應呈正面圖樣，清晰端正。否則應作廢。
  第五十條 “登記”是指：公文印成發(fā)出前、應對階發(fā)公文的基本特征和去向進行記錄。發(fā)文登記主要包括：公文份數(shù)序號及發(fā)往單位、日期、文號、標題、密級、附件和封發(fā)情況等。
  第五十一條 “分發(fā)”是指：將制成的公文按主送、抄送去向分別裝封和發(fā)出。
  分發(fā)時應注意以下幾點：
  （一）清點公文份數(shù)。
  （二）對發(fā)送范圍、密級、時限、有無附件、是否用印等逐項檢查準確無誤后再裝封。
  （三）收件機關的名稱、地址、郵編要書寫清楚。
  （四）對于急件、密件，要在封套上加蓋“急件”、“密件”截記并進行登記。
  （五）裝封時，封口要嚴，不得用書釘裝訂，使用漿糊不得粘住封內公文。
  第六章 收文辦理
  第五十二條 “簽收”是指：收文人員收到公文后，在對方投遞單或送文簿上簽字，表示收到。簽收時要清點實收文件，與對方的投遞單或送文簿核對，查看是否相符，包裝和封口是否牢固，確認無誤后再簽收。如發(fā)現(xiàn)錯投應及時退回或轉投，有散包或被拆后重封等現(xiàn)象的應立即追查原因。收到絕密級公文后，必須在機要室存放并專人保管。
  第五十三條 “登記”是指：公文簽收無誤后，對來文進行編號、記錄主要特征和處理情況進行記錄。收文登記主要應包括：收文編號、日期、來文機關、文號、標題、密級、附件、份數(shù)、處理情況等。
  第五十四條 收文辦理中的“審核”是指：辦公室對下級國稅機關上報并需要辦理的公文的合法性、規(guī)范性進行審查。除《辦法》第四十一條所列重點外，審核中對出現(xiàn)以下情況的應予退回：文種使用不法，未注明簽發(fā)人，文頭與機關代字相矛盾，標題不規(guī)范，引用公文不規(guī)范，層次序數(shù)混亂，用印有誤，未注明附件或附件有缺漏等。
  第五十五條 “擬辦”是指：公文經(jīng)登記審核后，應填寫《公文處理單》，對來文區(qū)別不同情況，提出初步的辦理意見，供領導參考。擬辦意見一般包括：由哪個部門負責處理，如何處理或處理到什么程度，重要公文和急件還應限定處理時間。擬辦意見應明確、具體。如難以提出具體擬辦意見，應呈請領導批不。
  第五十六條 “批辦”是指：國稅機關負責人對公文辦理提出的決策性意見。如對擬辦意見無異議，圈閱則視為同意。如擬辦意見為請負責人閱示的，或對擬辦意見有補充、不同意擬辦意見的，負責人要作出明確的批示。
  第五十七條 “承辦”是指：機關有關部門根據(jù)批辦意見具體處理公文。承辦部門應根據(jù)批辦意見，提出具體處理方案，需經(jīng)有關領導批準同意的，得到明確回復后迅速辦理機涉及由兩個部門以上聯(lián)合承辦的公文，主辦部門應主動做好協(xié)商工作，協(xié)辦部門也應積極配合；承辦任務較多時，要分別輕重緩急，保證緊要公文優(yōu)先處理。
  第五十八條 “催辦”是指：對公文承辦進展情況進行督促和檢查。公文的催辦分對內和對外。對內催辦主要是對本機關承辦的公文和其他擬制、審批公文的各個環(huán)節(jié)及情況進行查詢、督促催辦；對外催辦主要是就本機關會簽外單位和征求意見的公文，向受文機關催詢辦復情況。
  第七章 公文歸檔
  第五十九條《辦法》第四十八條所稱“公文……整理”，其方法是以“件”
  為單位對歸檔范圍內的文件進行整理。并按一定順序進行排列，在每件首頁右上部空白處加蓋“歸檔章”，抄寫歸檔文件目錄。
  第六十條 歸檔范圍和保管期限的確定，按照《全國稅務機關檔案管理辦法》（國家稅務總局和國家檔案局1996年4月5日以國稅發(fā)[1996]64號發(fā)布）的規(guī)定執(zhí)行。每年6月30日前將本部門上一公歷年度形成的檔案集中向本機關檔案室移交。
  第六十一條 電子公文進入檔案數(shù)據(jù)庫或者公文數(shù)據(jù)庫時，應同時存入多個版本，并進行必要的標引。標引項目包括：公文題名或事由、責任者、文號或期刊編號、日期、類別、主題詞、密級、保管期限、檔號等。
  第八章 公文管理
  第六十二條各級國稅機關可按照《湖北省國家稅務局機關公文處理辦法（試行）》和本細則的規(guī)定，結合本地實際，制訂相應的公文處理辦法、細則以及相關的公文保密、檔案管理、公文目標管理等制度，定期對執(zhí)行情況進行檢查，切實做好公文處理工作。
  第六十三條 公文的報送。各地報送省局的公文，數(shù)量為1份，不得重復上報（報送的公文印制有誤或郵寄過程中丟失除外），不得同時報省局和省局內設機構；郵寄時，收件人（單位）應與公文主送單位一致，不得將主送單位為省國家稅務局的公文郵寄到省局的內設機構。
  電子公文的發(fā)送。除涉密文件外，必須通過國家系統(tǒng)的廣域網(wǎng)進行傳送。發(fā)送省局的公文，應傳至省局辦公室文書室電子信箱，不得直接傳至省局內設機構的信箱。
  第六十四條 絕密級公文的管理，除按現(xiàn)行保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行外，還應當遵守以下規(guī)定：
  （一）制發(fā)絕密級公文時，應根據(jù)工作需要，確定公文的發(fā)送單位和知悉人員的范圍，并在公文中予以注明。
  （二）必須嚴格按照公文規(guī)定的范圍組織閱讀和傳達，并對接觸和知悉絕密公文內容的人員做出文字記載。
  （三）黨中央、國務院下發(fā)的絕密級公文由辦公室統(tǒng)一收回，經(jīng)登記、審批后監(jiān)銷。國稅機關制發(fā)的絕密公文由制發(fā)單位統(tǒng)一收回，經(jīng)登記、審批后監(jiān)銷。
  第九章 附則
  第六十五條本細則由省局辦公室負責解釋。
  第六十六條本細則自《湖北省國家稅務局機關公文處理辦法（試行）》施行之日起施行。
  附件：湖北省國家稅務局機關公文格式（式樣）（略）