武漢市國家稅務(wù)局 武國稅發(fā)[2000]第57號 武漢市國家稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)《武漢市國家稅務(wù)局檔案管理辦法（試行）》的通知

武漢市國家稅務(wù)局
武漢市國家稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)《武漢市國家稅務(wù)局檔案管理辦法（試行）》的通知
武國稅發(fā)[2000]第57號

  
  武漢市國家稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)《武漢市國家稅務(wù)局檔案管理辦法（試行）》的通知
  武國稅發(fā)[2000]第57號
  全文有效
  2000年3月3日
  各分局，局屬各單位：
  為了進(jìn)一步加強市國稅系統(tǒng)的檔案管理，提高檔案利用效果，更好地為稅收工作服務(wù)，根據(jù)《全國稅務(wù)機關(guān)檔案管理辦法》和《武漢市檔案管理條例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合稅務(wù)工作實際情況，現(xiàn)將《武漢市國家稅務(wù)局檔案管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請貫徹執(zhí)行。
  武漢市國家稅務(wù)局檔案管理辦法（試行）
  第一章 總 則
  第一條、為加強全市國稅系統(tǒng)檔案管理，提高檔案管理工作水平，維護(hù)檔案完整與安全，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為稅務(wù)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《全國稅務(wù)機關(guān)檔案管理辦法（試行）》等文件，結(jié)合本系統(tǒng)的工作實際，特制定本辦法。
  第二條、本辦法所稱檔案是指本系統(tǒng)在工作中直接形成的，具有保存價值的，各種形式的原始記錄。
  第三條、本系統(tǒng)檔案工作在上級檔案管理部門統(tǒng)一制度的監(jiān)督和指導(dǎo)下，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類負(fù)責(zé)、分級管理的原則。檔案工作由本機關(guān)辦公室負(fù)責(zé)，在業(yè)務(wù)上接受上級稅務(wù)機關(guān)和同級檔案部門的指導(dǎo)。市局對各分局的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
  第四條、各單位在公務(wù)活動中形成的各種門類、各種載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。
  第五條、各單位應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立綜合檔案室，配備專（兼）職檔案管理人員，檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。
  第六條、綜合檔案室負(fù)責(zé)對本單位的檔案資料收集和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé)是：
  （一）制定本單位檔案工作的規(guī)章制度；
  （二）對本單位的征管檔案、稅收會計檔案的歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；
  （三）集中統(tǒng)一管理本單位各類文書、業(yè)務(wù)檔案、會計、聲像（含光盤、磁盤）、科技、實物檔案，積極提供利用，為稅收工作服務(wù)；
  （四）有條件的單位對征管檔案、稅收會計檔案應(yīng)實行集中管理；
  （五）指導(dǎo)和監(jiān)督本機關(guān)各部門及所屬單位的檔案工作；
  （六）對所保管的全部檔案定期檢查和鑒定，并按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，人事檔案的管理按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
  （七）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
  第七條、檔案工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)的方針政策和法規(guī)。檔案管理人員要遵守法規(guī)，熱愛本職工作，鉆研檔案業(yè)務(wù)，熟悉稅收業(yè)務(wù)，努力做好檔案工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和稅收工作提供服務(wù)。
  第二章 檔案的整理
  第八條、各單位在公務(wù)活動中形成的具有使用和保存價值的各類文件資料在辦理完畢后，由綜合檔案室在次年6月份以前收集和接受。紀(jì)檢監(jiān)察案件材料由案件承辦部門按照《紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)案件檔案管理辦法》進(jìn)行整理，成案卷后移交綜合檔案室。
  第九條、檔案的立卷劃分
  （一）各單位負(fù)責(zé)自行承辦文件的立卷；
  （二）本系統(tǒng)內(nèi)部會辦的文件，由主辦單位立卷；
  （三）本單位與外單位會簽的文件，由主辦單位立卷；外單位主辦的本單位留副本立卷；
  （四）上級文件和外單位有針對性的文件應(yīng)分別立卷。
  第十條、歸檔范圍
  （一）歸檔范圍的界定：凡是反映本單位公務(wù)活動中形成的具有查考和利用價值的文件、材料均應(yīng)立卷歸檔，沒有查考和利用價值的文件材料不應(yīng)立卷歸檔，由各部門留存，定期銷毀。
  （二）市局機關(guān)歸檔具體范圍
  1、上級機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的文件材料；
  2、本機關(guān)工作中各類活動形成的文件材料；
  3、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料；
  4、下級機關(guān)報送的請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決策等文件。
  第十一條、文書立卷和歸檔的具體要求
  （一）應(yīng)歸檔的文件材料，必須齊全完整；
  （二）歸檔的方法，應(yīng)按問題、組織機構(gòu)、作者、時間和保管期等特點立卷；行政、黨務(wù)類文件資料要分開立卷；
  （三）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將相應(yīng)的正件與附件、打印件與定稿、批復(fù)與請示、批轉(zhuǎn)文件與原件、多種文字形成的同一文件的順序放在一起立卷，不得分開；文電單獨合一立卷；各類會議文件和群團(tuán)活動形成的材料，按每項會議活動的文件材料立卷；
  （四）不同年度的文件不得混合歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的放在請示年立卷，跨年度的計劃放在針對的第一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；合同性文件放在簽字年度立卷；紀(jì)檢案件材料按每一結(jié)案材料立卷；
  （五）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按時間順序進(jìn)行科學(xué)的排列，并依次見字打印頁碼；
  （六）卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄必須按檔案部門標(biāo)準(zhǔn)格式打印，文件標(biāo)題不明確或沒有的，要按內(nèi)容另擬標(biāo)題；
  （七）案卷封皮，應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。案卷題名要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容與成份，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通用易懂，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，字?jǐn)?shù)一般控制在50字左右；
  （八）認(rèn)真填寫備考表，對立卷中需說明或無情況可說明的，立卷人、檢查人應(yīng)按規(guī)定簽名蓋章；
  （九）裝訂卷內(nèi)文件、材料要去掉金屬物，破損的文件應(yīng)按規(guī)定裱糊（或進(jìn)行壓膜）。歸檔文件、材料中有鉛筆、圓珠筆書寫筆跡和復(fù)寫紙復(fù)寫的，如不能糾正應(yīng)復(fù)印后與原件一并入卷。遇有傳真機傳真的文件材料復(fù)印后才能歸檔。在裝訂線外有文件內(nèi)容的，應(yīng)加寬邊。裝訂線的三點要在同一條直線上，立卷厚度一般不超過標(biāo)準(zhǔn)卷皮的裝訂厚度（不大于2公分），厚度不夠加墊條，并保持三邊（上、右、下）齊整。
  第十二條、稅收征管檔案按照《武漢市國家稅務(wù)局稅收征管資料管理實施辦法》進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
  （一）稅收征管檔案的立卷范圍主要包括：稅務(wù)登記、征管手冊、納稅申報、稅款征收、稅務(wù)稽查、發(fā)票管理、財務(wù)報表、減免退稅、稅源分析等資料。
  （二）稅收征管檔案一般以納稅人為單位按年度歸屬立卷。根據(jù)當(dāng)年實際形成的文件材料多少，可以一戶一卷或一戶多卷，形成文件材料較少的也可按一個行業(yè)立成一卷或幾戶一卷為原則立卷。
  （三）稅收征管檔案一戶一號。其編號統(tǒng)一使用納稅人在稅務(wù)登記時編制的微機檔案號。
  第十三條、會計檔案的立卷一般按憑證、報表、帳簿分為三大類，再按現(xiàn)金、銀行存款等會計科目裝訂成冊。
  （一）會計憑證立卷分為原始憑證和記帳憑證兩種，將裝訂成冊的憑證，按時間順序立卷。
  （二）會計報表按年報、季報、月報分別立卷。年報單獨立卷；季報、月報分別立卷，也可合并立卷。
  （三）會計帳簿可按一本帳為一卷，也可幾本帳為一卷。
  （四）會計移交清冊、銷毀清冊按冊立卷。
  第十四條、科技檔案以時間順序，按每項基建工程及產(chǎn)權(quán)證件、儀器設(shè)備等資料進(jìn)行分別立卷；
  第十五條、聲像檔案分別按照片、錄音、錄像、光盤、磁盤類立卷。并對每件注以說明。
  （一）照片分為底片和照片，按項序時裝訂成冊。
  （二）錄音帶可以按內(nèi)容分類組成盒。
  （三）影像檔案按規(guī)格、時間、問題，一盒一號管理。
  （四）光盤、磁盤類，按問題分類組成盒。
  第十六條、實物檔案分為本單位獲得的獎旗、獎杯、榮譽證書、重要人物題詞和更變的舊印章類，應(yīng)設(shè)立陳列室保管。
  第十七條、案卷立好后，要按規(guī)定劃分保管期限，按類別問題結(jié)合重要程度和不同保管期限進(jìn)行排列，按全宗編流水號編制案卷目錄和全引目錄。案卷排列保持前后一致。
  第三章 檔案的管理和利用
  第十八條、各單位的檔案，應(yīng)按其內(nèi)容和載體的不同，進(jìn)行科學(xué)分類。分類應(yīng)保持前后一致，本系統(tǒng)采用按年度、機構(gòu)或問題進(jìn)行分類。
  第十九條、各單位綜合檔案要科學(xué)地編寫檔號。一個機構(gòu)的案卷目錄號不能重復(fù)，一本案卷內(nèi)的目錄號不能重復(fù)。
  第二十條、各單位綜合檔案室必須設(shè)立檔案專用庫房、閱文室復(fù)印機、收錄機、照像機、微機和庫房需配備溫濕度計、去濕機、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。庫房溫、濕度一般分別保持在25℃與45%左右。要定期檢查庫房情況。
  第二十一條、建立健全檔案保管、鑒定、利用、銷毀制度，對檔案的收集、移交、庫存、利用、銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計，每年度向上級稅務(wù)機關(guān)報送檔案情況。
  第二十二條、檔案的編研工作
  （一）案卷說明的編寫，按年度在立卷中記述年度中的黨務(wù)和行政工作情況、機構(gòu)人事變動、稅收任務(wù)完成情況及立卷情況。
  （二）大事記的編寫，按時間順序排列，真實地記錄和反映局系統(tǒng)重要的人物、事件、機構(gòu)等情況，內(nèi)容既要簡短又要豐富。
  （三）組織沿革編寫，可按編年法、系列法、階段法，主要反映機構(gòu)人事變動、單位名稱、地址遷移、職責(zé)范圍等。
  （四）基礎(chǔ)數(shù)字匯編，按年度編制反映稅收、人事、黨務(wù)等專題數(shù)字匯集。
  第二十三條、檔案工作人員必須熟悉本單位的歷史和所藏檔案情況，編制必要的檢索工具和參考資料，如專題匯輯、文件匯編及參考資料等。
  第二十四條、綜合檔案室應(yīng)實行微機管理，要不斷提高檔案查閱效果，建立完善的檔案利用制度。
  （一）本系統(tǒng)人員因工作需要借閱檔案，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
  （二）復(fù)制絕密文件檔案須經(jīng)原發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)，復(fù)制機密的文件檔案須經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任批準(zhǔn)，密碼電報一律不得復(fù)制。
  （三）檔案利用必須遵守有關(guān)規(guī)定，在借閱中不得涂改和損壞檔案，嚴(yán)格按照《檔案法》和《保密法》的規(guī)定執(zhí)行。
  （四）要做好檔案利用記錄，注明效益作用。
  第二十五條、各單位綜合檔案室應(yīng)實行現(xiàn)代化管理，要有計劃地將檔案管理達(dá)到省級管理水平。
  第四章 檔案的鑒定、銷毀和移交
  第二十六條、各單位綜合檔案室要根據(jù)檔案保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對超過保管期檔案要按規(guī)定進(jìn)行鑒定，核定保管期限，剔除無保存價值的檔案。
  第二十七條、銷毀確無保存價值的檔案時，應(yīng)寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由和編制銷毀清冊，經(jīng)單位檔案鑒定小組審核后，方可銷毀。在銷毀檔案時，應(yīng)與機關(guān)保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，指定兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
  第二十八條、按《檔案法》做好檔案移交，對分局到期檔案，由市局統(tǒng)一部署、安排移交工作。
  第五章 獎勵與處罰
  第二十九條、單位和個人在檔案工作中成績顯著并符合下列條件之一的，給予獎勵。
  （一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)，解決檔案工作中存在的問題取得顯著成績的。
  （二）本單位檔案管理水平達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)的。
  （三）檔案人員同違反檔案規(guī)定的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
  （四）在檔案收集、整理和為稅收工作提供服務(wù)，取得顯著效益的工作人員。
  第三十條、對違反檔案管理規(guī)定，造成情節(jié)嚴(yán)重的，按《檔案法》規(guī)定處理。
  第六章 附 則
  第三十一條、本辦法自2000年1月1日起試行。