人力資源信息化系統(tǒng)管理，搞懂?dāng)?shù)據(jù)治理與維護(hù)邏輯才是關(guān)鍵

不論人力資源信息化程度如何，“系統(tǒng)整合困難”是大家公認(rèn)的痛點(diǎn)，企業(yè)從 HR Tech1.0階段 到 HR Tech2.0 階段，產(chǎn)生的需求與問(wèn)題均不同，現(xiàn)在將從人力資源系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)管理等維度解釋本質(zhì)邏輯。

01
人力資源信息化管理階段不同決定了需求的不同
HR Tech1.0 的企業(yè)沒(méi)有進(jìn)行過(guò)相關(guān)的信息化管理，所以遇到的就問(wèn)題會(huì)比較發(fā)散一點(diǎn)，可能各方面都會(huì)有些問(wèn)題。到 HR Tech2.0 的時(shí)候，企業(yè)已經(jīng)有了系統(tǒng)，甚至不止一套系統(tǒng)。所以這個(gè)時(shí)候企業(yè)的痛點(diǎn)就沒(méi)有那么分散，反而是會(huì)聚焦在系統(tǒng)之間，還有不同系統(tǒng)的操作上面，因?yàn)楝F(xiàn)在多系統(tǒng)的操作在很多企業(yè)都是個(gè)常態(tài)的情況。
首先不能將系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)度的理想化。也就是說(shuō)企業(yè)需要對(duì)多系統(tǒng)的整合與系統(tǒng)的分散性有客觀的認(rèn)識(shí)。將企業(yè)內(nèi)部所有系統(tǒng)整合在一起并實(shí)現(xiàn)一體化管理，太過(guò)于理想化。實(shí)際上，不同人力資源模塊之間的合作本身具有一定的混沌性，并且各模塊處于不斷變化當(dāng)中。所以無(wú)論是“系統(tǒng)壁壘”還是“數(shù)據(jù)壁壘”，都是客觀存在的。
縱觀市場(chǎng)，企業(yè)目前所使用的系統(tǒng)主要分為三種級(jí)別，而這三種級(jí)別的系統(tǒng)在企業(yè)當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)并存的現(xiàn)象?？陀^看待不同級(jí)別的系統(tǒng)所涵蓋的功能不同是企業(yè)需要優(yōu)先考慮的。
1. 第一級(jí)別是企業(yè)最基礎(chǔ)且最大的系統(tǒng)（eg. ERP 系統(tǒng)），能將人力資源、財(cái)務(wù)等企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起的系統(tǒng)。
2. 第二級(jí)別為人力資源信息系統(tǒng)，也就是包含較多人力資源功能的 Core HR 系統(tǒng)。
3. 第三級(jí)別則是針對(duì)具體模塊和功能的子系統(tǒng)，即單點(diǎn)軟件系統(tǒng)（BOB）。
其次，不同人力資源信息化管理階段的企業(yè)對(duì)于系統(tǒng)功能的需求是不一樣的。針對(duì) HR Tech1.0 的企業(yè)會(huì)優(yōu)先選擇能解決“需求功能”的系統(tǒng)，即點(diǎn)對(duì)點(diǎn)解決企業(yè)需求。以及考慮市場(chǎng)上的供應(yīng)商解決需求的能力、提供的服務(wù)與市場(chǎng)口碑等方面。而HR Tech2.0 的企業(yè)的需求會(huì)復(fù)雜許多，核心需求會(huì)聚焦在信息與數(shù)據(jù)的整合，以及滿足員工體驗(yàn)上。因此 HR Tech2.0 的企業(yè)更關(guān)心市場(chǎng)上在不影響員工體驗(yàn)的基礎(chǔ)上，能否將各個(gè)系統(tǒng)整合在統(tǒng)一平臺(tái)上。
在以人為本的基礎(chǔ)上，更多企業(yè)追求內(nèi)部效率的提升，我們接觸過(guò)的很多企業(yè)大部分會(huì)經(jīng)歷從早期分散性事務(wù)工作到總包性事務(wù)工作，再到公司整體建立 SSC，再到外包及合包。其實(shí)整體的趨勢(shì)是 SSC 效率的提升。
而 SSC 實(shí)際做的事情就是把公司的系統(tǒng)打通，來(lái)實(shí)現(xiàn)完全數(shù)據(jù)化。所以相比較傳統(tǒng)的人力資源服務(wù)商，有一些“互聯(lián)網(wǎng) + 人力資源服務(wù)”模式的第三方供應(yīng)商，通過(guò)提供全直營(yíng) SSC 服務(wù)，來(lái)解決企業(yè)面臨的效率化三大難題：體驗(yàn)、質(zhì)量、效率（成本）。本質(zhì)上是為了幫助更多企業(yè)的 HR 減輕繁重事務(wù)，提升員工體驗(yàn)感。
02
主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)才是數(shù)據(jù)集成的首要因素
企業(yè)要明確“數(shù)據(jù)壁壘”到底是什么?！皵?shù)據(jù)壁壘”不等于操作多個(gè)系統(tǒng)。企業(yè)如果想要將多個(gè)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，那么需要了解“數(shù)據(jù)”的概念。
首先，什么是主數(shù)據(jù)？企業(yè)會(huì)將內(nèi)部的數(shù)據(jù)分為主數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而主數(shù)據(jù)并不等于所有數(shù)據(jù)，而是來(lái)自核心業(yè)務(wù)的最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。因此主數(shù)據(jù)具有不易變更且有唯一指向性等特點(diǎn)。如果主數(shù)據(jù)發(fā)生變化，也會(huì)是基于科學(xué)編碼規(guī)則來(lái)進(jìn)行變更，比如不同行政區(qū)號(hào)編碼、身份證號(hào)編碼等。
其次，相較之下業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)更加靈活，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)模塊會(huì)有不同的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理。比如考勤打卡數(shù)據(jù)。但是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并不是獨(dú)立存在的，是基于主數(shù)據(jù)來(lái)按需銜接，這個(gè)時(shí)候才會(huì)考慮到不同服務(wù)器接口的問(wèn)題。
比如說(shuō)薪資發(fā)放需要員工異動(dòng)、考勤、社保等方面的數(shù)據(jù)，但是這些數(shù)據(jù)來(lái)自不同的服務(wù)系統(tǒng)，那是不是意味著需要實(shí)時(shí)獲取相關(guān)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)呢？并不是。企業(yè)只需要獲取一段時(shí)間內(nèi)相應(yīng)系統(tǒng)中的結(jié)果數(shù)據(jù)，并通過(guò)接口方式銜接進(jìn)薪酬管理系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行薪資核算。當(dāng)然前提是主數(shù)據(jù)一致，也就是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)一致。
因此主數(shù)據(jù)之所以能在多個(gè)系統(tǒng)之間進(jìn)行共享，是因?yàn)樗於似髽I(yè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。只有當(dāng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)一致了，多個(gè)系統(tǒng)的服務(wù)接口才能完成對(duì)接，各個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)才能完成遷移與流轉(zhuǎn)。
另外，許多企業(yè)把“主數(shù)據(jù)平臺(tái)”當(dāng)做數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)用，也就是將企業(yè)內(nèi)所有數(shù)據(jù)都放進(jìn)同一個(gè)平臺(tái)中，這反而會(huì)造成“數(shù)據(jù)冗余”。主數(shù)據(jù)本質(zhì)上是為了簡(jiǎn)化企業(yè)內(nèi)部多系統(tǒng)的管理，減少數(shù)據(jù)重復(fù)、錯(cuò)誤與遺漏的出現(xiàn)。而數(shù)據(jù)接口只是幫助企業(yè)進(jìn)行多系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)與遷移的工具。
有許多企業(yè)表示已經(jīng)在使用“數(shù)據(jù)中臺(tái)”來(lái)解決“數(shù)據(jù)壁壘”的問(wèn)題。其實(shí)很多企業(yè)并不清楚“數(shù)據(jù)中臺(tái)”的含義。數(shù)據(jù)中臺(tái)并不是大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心。企業(yè)中不同部門(mén)、組織會(huì)使用不同的系統(tǒng)，比如人力資源信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等。數(shù)據(jù)中臺(tái)是將不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)匯總起來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一分析與管理，并不會(huì)影響數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)中臺(tái)本質(zhì)上是一種數(shù)據(jù)工具，借由主數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)不同系統(tǒng)當(dāng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化的分析。

03
數(shù)據(jù)維護(hù)與治理為什么很少通過(guò)外包解決？

當(dāng)企業(yè)上線了人力資源信息系統(tǒng)之后，不會(huì)出現(xiàn)通過(guò)外部供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的維護(hù)。因?yàn)閿?shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的，人工維護(hù)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。與“數(shù)據(jù)中臺(tái)”一樣，系統(tǒng)并不是一個(gè)大型的“Excel”。除去一些結(jié)果數(shù)據(jù)，系統(tǒng)還會(huì)抓取一些動(dòng)態(tài)的行為數(shù)據(jù)，不斷將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總與分析得到的數(shù)據(jù)報(bào)表才是企業(yè)最需要的。
很多企業(yè)HR目前還在通過(guò)手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)。比如新員工提交了簡(jiǎn)歷，HR將數(shù)據(jù)一個(gè)個(gè)輸入到系統(tǒng)當(dāng)中去。其實(shí)這種方式不僅要消耗大量的時(shí)間成本和人工成本，還會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)污染的問(wèn)題。再比如很多企業(yè)的人力資源信息系統(tǒng)在計(jì)算社保時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部有社保參數(shù)的配置，參數(shù)會(huì)隨著外部供應(yīng)商所提供的數(shù)據(jù)表格來(lái)進(jìn)行更新。一旦中間的錄入錯(cuò)誤且沒(méi)有校驗(yàn)的話，就會(huì)計(jì)算錯(cuò)誤。
如果企業(yè)想要通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入并且維持?jǐn)?shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)穩(wěn)定的話，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)考慮。
第一，企業(yè)可以借助外部的原數(shù)據(jù)的接口來(lái)進(jìn)行校驗(yàn)。比如員工的身份證號(hào)或者手機(jī)號(hào)的錄入會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么可以通過(guò)“三要素驗(yàn)證”進(jìn)行校驗(yàn)。甚至有些企業(yè)已經(jīng)通過(guò)OCR等技術(shù)自動(dòng)地抓取信息和數(shù)據(jù)，來(lái)減少了人工錄入的失誤。
第二，以采集員工的行為數(shù)據(jù)來(lái)替代錄入數(shù)據(jù)。比如，原先考勤數(shù)據(jù)來(lái)自考勤表，HR再將考勤表中的數(shù)據(jù)錄入進(jìn)電腦當(dāng)中；現(xiàn)在只需要員工在考勤系統(tǒng)當(dāng)中打卡，系統(tǒng)就能將這個(gè)行為自動(dòng)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)起來(lái)。通過(guò)采集行為數(shù)據(jù)來(lái)保證數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)穩(wěn)定和減少人為失誤。
當(dāng)然，企業(yè)還是人力維護(hù)數(shù)據(jù)的話，盡量減少人工校驗(yàn)。當(dāng)數(shù)據(jù)量較少時(shí)，校驗(yàn)的準(zhǔn)確性還能保證；一旦數(shù)據(jù)量增多，人工校驗(yàn)就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)污染等問(wèn)題，之后再去進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗時(shí)，就會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間與人力成本。

*以上內(nèi)容來(lái)自《2021企業(yè)人力資源信息化管理全景路線圖》。
關(guān)于作者
作者系眾合云科創(chuàng)始人兼 CEO、國(guó)內(nèi)知名社保專(zhuān)家
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余清泉（Yu Qingquan）

眾合云科創(chuàng)始人兼CEO，國(guó)內(nèi)知名社保專(zhuān)家。高級(jí)經(jīng)濟(jì)師。共青團(tuán)中央、人社部“中國(guó)青年創(chuàng)業(yè)獎(jiǎng)”表彰獲得者。著有《社會(huì)保險(xiǎn)法律政策與工具速查》《社會(huì)保險(xiǎn)法實(shí)戰(zhàn)策略》等，《中國(guó)企業(yè)社保白皮書(shū)》系列報(bào)告主筆，《中國(guó)社保公積金代理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》起草人。

眾合云科（zhonghegroup.com）

眾合云科（Zhonghe Group）是國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的HR SaaS科技服務(wù)商，以“讓每一份工作都有保障”為使命，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)勞動(dòng)者、新經(jīng)濟(jì)從業(yè)者和特殊人才等多種人群，依托一站式SaaS服務(wù)平臺(tái)，科技驅(qū)動(dòng)，為企業(yè)提供綜合性共享服務(wù)解決方案，讓企業(yè)聚焦核心主業(yè)，讓勞動(dòng)者更有安全感和幸福感。